Privacy & cookies

Vanuit de AVG is School’s cool Westland (ScW) verplicht de volgende informatie aan
betrokkene te verstrekken:

Naam en contactgegevens van School’s cool Westland
Contactgegevens:
Stichting School’s cool Westland
ln.dnaltsewloocsloohcs@ofni
0174 – 28 43 45
06 – 28 36 06 06
T.a.v. coördinator of het bestuur

Contactgegevens van de FG (functionaris gegevensbescherming)
Deze functionaris is vooralsnog dezelfde persoon als de coördinator van School’s cool
Westland. Contactgegevens gelijk hierboven.

Welke gegevens leggen wij vast van wie en waarom.
Waarom gegevens vastleggen? Gewoon om ons werk te kunnen doen, u te kunnen
bereiken en mentoraten op een professionele, logische en prettige manier te kunnen starten
en begeleiden. Daartoe leggen wij gegevens vast van onderstaande groepen A, B, C en D.

Van (A) leerlingen en ouders, in elk geval gedurende de duur van een mentoraat en
gedurende de voordrachtperiode:

Naam (voornaam en achternaam)
Adres, postcode, woonplaats
Geboortedatum leerling (voor verjaardagen)
Telefoonnummer(s)
E-mailadres(sen)
Functie/beroep van ouders/verzorgers

Van (B) vrijwillige mentoren, mentorcoördinatoren, overige vrijwilligers en bestuursleden,
gedurende een mentoraat (of de periode waarin de vrijwilliger bereid is voor ScW activiteiten
te verrichten) en in de periode in afwachting van een mentoraat en in overleg ook nadien
indien een pauze wordt ingelast (de contactgegevens blijven dan bewaard):

Naam (voornaam en achternaam) – voorletters
Adres, postcode, woonplaats
Geboortedatum (automatisch via noodzakelijke VOG bekend)
Telefoonnummer(s)
E-mailadres(sen)
Afgegeven VOG met bijbehorende inhoudelijke gegevens
Ondertekende vrijwilligersovereenkomst plus eventuele bijlagen
IBAN

Van (C) personeelsleden:

Naam (voornaam en achternaam) – voorletters
Adres, postcode, woonplaats
Geboortedatum
Telefoonnummer(s)
E-mailadres(sen)
Burgerservicenummer (BSN)
Contract- en salarisgegevens
IBAN

Van (D): derden, zoals individuele leerkrachten en IB’ers, directieleden, wethouders,
bestuurders en alle andere betrokken derden van bijvoorbeeld bedrijven:

Naam (veelal voornaam en achternaam)
Telefoonnummer(s)
Functie bij bedrijf/instantie
E-mailadres(sen)

Welke BIJZONDERE persoonsgegevens verwerkt School’s cool Westland?
Ad (A): in enkele gevallen worden (gedetailleerde dan wel omschreven) gegevens van
scholen ontvangen over cognitie en andere onderzoeken/diagnoses van leerlingen en
ouders. Alles om een beeld te scheppen t.b.v. de selectie van leerlingen en thuissituatie in
relatie tot het DOEL van de gegevensverwerking namelijk het matchen van een vrijwilliger
als maatje/mentor aan de leerling en thuissituatie.

Ad (B): ook van vrijwilligers worden bijzondere gegevens vastgelegd die van belang zijn voor
de matching van en aan leerlingen. Denk aan allergie of bepaalde aandoening waar bij een
match rekening dient te worden gehouden.

Wie verwerken de gegevens die worden vastgelegd bij School’s cool Westland en met
wie wordt gedeeld?

Verwerken is: alle handelingen die een organisatie kan uitvoeren met persoonsgegevens, van verzamelen tot en met vernietigen.

Dit is dus een zeer ruim begrip. Handelingen die er volgens de Algemene
verordening gegevensbescherming (AVG) in ieder geval onder vallen, zijn: het
verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen,
opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen,
samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, wissen en vernietigen
van gegevens.

Ad (A): coördinator(en) (werknemers) en mentorcoördinatoren (selecte groep vrijwilligers
met specifieke inzagemogelijkheden t.b.v. matching) tevens worden de gegevens in eerste
instantie ANONIEM gedeeld met de potentiële mentor(vrijwilliger) die een match met een
leerling/gezin gaat vormen. Is het een “go” op basis van die informatie, dan worden ook
naam, geboortedatum en adres gedeeld. Alles met als doel: mentoraat tussen leerling en
vrijwillige mentor opstarten en met die match de leerling een goede start geven in het
voortgezet onderwijs.

Ad (B): coördinator(en) (werknemers) en mentorcoördinatoren (selecte groep vrijwilligers
met specifieke inzagemogelijkheden t.b.v. matching) en aandachtsfunctionaris meldcode
(alleen in gevallen van een melding).

Ad (C): bestuur en personeel.

Ad (D): alleen coördinator (personeel), dit zijn veelal openbare gegevens die op internet te
traceren zijn op websites van scholen, bedrijven en instanties. Zo nodig en in overleg met
D’s in verband met netwerk wordt deze contactinformatie gedeeld met betrokken
belanghebbenden.

Doel en rechtsgrond voor gegevensverwerking
Een welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd doel is nodig om gegevens te
verwerken. De statuten van School’s cool Westland melden omtrent de doelstelling van de
stichting het volgende:

Artikel 2. – ———-

De stichting heeft ten doel: het in de overgang van basisschool naar
voortgezet onderwijs ondersteunen en verbeteren van de schoolcarrière van
scholieren die – mogelijk – moeite zullen hebben met deze overgang en voorts
al hetgeen met één en ander rechtstreeks of zijdelings verband houdt of
daartoe bevorderlijk kan zijn, alles in de ruimste zin van het woord. —-
De stichting tracht haar doel onder meer te verwezenlijken door het verzorgen
van begeleiding van de scholieren door middel van de inzet van
gekwalificeerde vrijwilligers als ‘thuismentoren’ .—.——–

Nadat gegevens zijn verzameld voor bovenstaand doel, mogen die gegevens gebruikt
worden voor een ander doel mits dat andere doel verenigbaar is met het doel waarvoor de
gegevens zijn verzameld. In voorkomende gevallen zullen wij dat doen, echter alleen met
toestemming van betrokkenen.

De grondslag voor verwerking dient voor te komen in de in de AVG genoemde grondslagen.

De grondslagen zijn kort benoemd de volgende:

toestemming van de betrokkene
uitvoering van een overeenkomst, inclusief logische gegevens die nodig zijn om een
overeenkomst uit te voeren
wettelijke verplichting (voorbeeld: Wet op de Loonbelasting: kopie ID-bewijs opslaan
van onze werknemers )
gerechtvaardigd belang: zie volgende punt

Zo nodig het gerechtvaardigd belang vermelden als dat speelt

gerechtvaardigd belang: de volgende criteria spelen daarbij een rol:
belang moet rechtmatig zijn
belang moet voldoende zeker en specifiek zijn
aard van de data
manier en schaal van verwerking
redelijke verwachting van betrokkene(n)
status/aard van de betrokkene en de verantwoordelijke en/of de waarborgen die ScW neemt voor het verwerken van de persoonsgegevens.
Voor het verwerken van bijzondere persoonsgegevens gelden aanvullende vereisten.

Welke passende waarborgen zijn genomen om de privacy in een ander land te
waarborgen als de gegevens buiten de EU worden doorgegeven?
Wij maken gebruik van platforms als Google, Mailchimp, Weebly, Facebook,
Instagram, LinkedIn en X. Deze maken gebruik van cookies voor de werking van
de platforms. Daarover de volgende, algemeen geformuleerd en dankbaar van
andere privacyverklaringen gekopieerde informatie.

Cookies
Onze website maakt gebruik van cookies. Dit zijn kleine tekstbestanden die door de
internetbrowser op uw computer worden geplaatst. Via de website kunnen verschillende
cookies geplaatst worden.

A. Functionele cookies
Deze cookies worden gebruikt om de website gebruiksvriendelijker te maken door bepaalde
gebruikersvoorkeuren op te slaan. Bijvoorbeeld om te onthouden dat u bepaalde pagina’s
reeds bekeken hebt, meegedaan hebt aan een poll of om bepaalde voorkeuren voor de
weergave vast te houden.

B. Cookies voor het tonen van gerichte advertenties
Deze site maakt geen gebruik van advertentienetwerken om advertenties te tonen op
bepaalde plekken in de website. Wel kunnen specifieke technieken als retargeting en realtime bidding ingezet worden om bezoekers die bepaalde pagina’s van deze website hebben
bezocht opnieuw te bereiken via gerichte advertenties op websites van derden. Wij zijn ons
daarvan eerlijk gezegd op dit moment niet bewust. Om deze advertenties zo goed mogelijk te kunnen
afstemmen op uw interesses worden cookies gebruikt. De gegevens die in deze cookies
worden opgeslagen zijn volledig anoniem.

C. Cookies voor website analyse
School’s cool Westland maakt voor zover wij ons bewust zijn geen gebruik van Google
Analytics, een webanalyse-service die wordt aangeboden door Google Inc. (“Google”).
Google Analytics maakt gebruik van cookies om te analyseren hoe gebruikers de website
gebruiken. Dit soort cookies werkt als volgt. De door de cookie gegenereerde informatie over
uw gebruik van de website (met inbegrip van uw IP-adres) wordt overgebracht naar en door
Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google gebruikt deze informatie om
bij te houden hoe de website gebruikt wordt, rapporten over de website-activiteit op te stellen
voor een bedrijf of organisatie en andere diensten aan te bieden met betrekking tot websiteactiviteit en internetgebruik. Google mag deze informatie aan derden verschaffen indien
Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens
Google verwerken. Google zal uw IP-adres niet combineren met andere gegevens waarover
Google beschikt.

D. Overige cookies
Deze website kan mediabestanden van websites van derden zoals bijvoorbeeld
Youtube.com bevatten. Bij het afspelen van deze mediabestanden kunnen door deze
derden cookies geplaatst worden. Verder biedt deze website de optie om bepaalde
informatie te delen via sociale netwerken als Facebook.com, LinkedIn.com of Twitter.com.
Bij gebruik van deze functionaliteit kunnen deze sociale netwerken cookies op uw computer
plaatsen om bij te houden welke informatie gedeeld is.

Blokkeren van cookies
U kunt uw internet browser zo instellen dat u wordt gewaarschuwd als er een cookie wordt
geplaatst. Ook kunt u het plaatsen van cookies volledig blokkeren. U kunt dan echter
mogelijk niet van alle onderdelen van de website gebruikmaken.

Indexering door zoekmachines
De gegevens die u in uw account of profiel opneemt, kunnen in beginsel niet door externe
websites, zoals zoekmachines, geïndexeerd worden. Alle overige door u geplaatste content
wordt wel door zoekmachines geïndexeerd. Ook dit punt is bij School’s cool Westland voor
zover wij ons bewust zijn geen actief item. Wij hebben namelijk geen inlog of profiel van de
gebruiker van de website nodig.

De bewaartermijn of de criteria ter bepaling van die termijn

Niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor is verzameld, AVG geeft
geen concrete termijn. Andere wetten geven echter wel aanleiding tot concrete
bewaartermijnen.
Kopie ID-bewijs werknemer(s) : dient School’s cool Westland 5 jaar na einde van het
dienstverband te bewaren (wettelijk).
Algemene richtlijnen: gegevens van sollicitanten mogen in principe tot maximaal vier
weken na het einde van de sollicitatieprocedure worden bewaard.
Arbeidsovereenkomsten met werknemer(s) maximaal twee jaar na einde dienstverband
te bewaren.

School’s cool Westland bewaart voordrachten van leerlingen alleen met initialen en slaat de
persoonsgegevens apart op. Persoonsgegevens worden apart van de voordrachtinformatie
aangeleverd en bewaard. Informatie wordt gedurende periode van voordracht tot en met
einde mentoraat bewaard en daarna verwijderd. Het mentoraatcontract blijft minimaal de
periode van een subsidietermijn (veelal vier jaar) bewaard plus de periode dat het nodig is
om de subsidie verantwoord te krijgen middels vaststellingsbeschikking.

Mentoraatinformatie, voortgangsformulieren en volgformulieren worden allemaal verwijderd
zodra daartoe een verzoek wordt ingediend dan wel na afloop van een mentoraatperiode
(maximaal anderhalf jaar plus eventueel een half jaar verlenging).

E-mails worden minimaal eenmaal per jaar opgeschoond en verwijderd met inachtneming
van een bewaarperiode van de lengte van een (verlengd) mentoraatcontract. Dat is
maximaal twee jaar. De contactgegevens (mailadressen en naam/organisatie) worden altijd
bewaard. Dit is uit praktische overwegingen ten behoeve van continuïteit en bereikbaarheid.
Ook mailadressen en contactgegevens van leerlingen, ouders en vrijwilligers worden
bewaard, tenzij men prijs stelt op totale verwijdering. Iedereen die zich aanmeldt voor de
nieuwsbrief blijft in die lijst opgenomen. Dan is alleen het e-mailadres bekend bij onze
organisatie.

Gegevens aangaande de administratie, boekhouding en salarisadministratie worden
minimaal 7 jaren bewaard. Tevens dient rekening gehouden te worden met
verantwoordingsmogelijkheden richting AP, subsidieverstrekkers, ANBI/wetgever/overheid.
Een bewaartermijn kan langer zijn dan 7 jaren.

De rechten van de betrokkene, zoals het recht op inzage, wissen en rectificatie
van de gegevens of beperking van de verwerking ervan
U kunt ons altijd verzoeken de gegevens die wij van u hebben in te zien, aan te
passen, dan wel te laten verwijderen of beperkt te laten opslaan.
De toestemming dient VRIJ, SPECIFIEK, GEÏNFORMEERD EN
ONDUBBELZINNIG te zijn.

Jaarlijks wordt onze voordracht-procedure bekeken. Daarbij dient ScW rekening te houden
met de vereisten voor de AVG. De scholen (en ouders van leerlingen) zelf zullen daar ook
naar dienen te handelen. Dat zal elkaar versterken in het privacyproof maken van de
uitvoering. Tot op heden is een enkele voordracht echt ondertekend, een andere vermeldt
de toestemming van de ouders expliciet en weer een andere blijkt wel mondeling oké en laat
het daar bij. Dit is een punt van aandacht. Uiteindelijk blijkt uit de contacten en gesprekken
met ouders/leerlingen snel genoeg dat er toestemming voor voordracht is en met
ondertekening van het mentoraatcontract wordt dat bevestigd. Bij dat mentoraatcontract zal
extra aandacht kunnen worden gevraagd voor de AVG en het privacy-statement van
School’s cool Westland. Een voordracht betekent dat je een vinkje plaatst in een leeg hokje
en akkoord gaat met e.e.a..

Toestemming zal moeten kunnen worden ingetrokken (dat is nu ook al zo) en is daarmee
reeds vrij.

Toestemming is specifiek indien duidelijk is voor betrokkene(n) voor welke specifieke
verwerking(en) van welke persoonsgegevens en voor welk doel de toestemming wordt
verleend. Dit is het geval indien betrokkenen aan de voorkant de privacy-statement kunnen
inzien.

Toestemming dient tevens “geïnformeerd” te zijn gegeven: gebaseerd op een juiste
voorstelling van zaken, in begrijpelijke en gemakkelijk toegankelijke vorm aangeboden en in
een duidelijke en eenvoudige taal geformuleerd.

Betrokkene dient altijd net zo eenvoudig het vinkje met toestemming aan als weer uit te
kunnen zetten, dus in te kunnen trekken. Over die mogelijkheid tot intrekking dient
betrokkene geïnformeerd te worden door ScW. Die mogelijkheid zit ingebouwd in de
nieuwsbrieven die wij versturen via Mailchimp: een uitschrijflink.

ScW dient op elk moment te kunnen aantonen dat er een geldige toestemming van de
betrokkene is ontvangen om diens persoonsgegevens te mogen verwerken. Die
toestemming dient derhalve op een overzichtelijke manier te worden vastgelegd. In de
praktijk betekent dit een apart toestemmingshokje waarin een vinkje wordt geplaatst. Dit
wordt gedaan op het formulier van het mentoraatcontract.

Dat kan digitaal en op schrift: praktische uitvoerbaarheid is helpend.

De gegevens voor de nieuwsbrief worden via een button op de website verzameld. Wil
iemand de nieuwsbrief niet meer ontvangen, dan kan dat eenvoudig door onderaan de
nieuwsbrief af te melden.

Informeren van betrokkene van zijn recht op intrekking van de toestemming die bij
aanvang van de gegevensverwerking is gegeven door betrokkene
Hebt u op enig moment uw toestemming gegeven bij aanvang van de
gegevensverwerking, dan hebt u altijd de mogelijkheid om die toestemming in te
trekken. Benut u daarvoor de contactgegevens zoals eerder vermeld.

De mogelijkheid van betrokkene om een klacht in te dienen bij Autoriteit
Persoonsgegevens
Als u een klacht hebt over de manier waarop School’s cool Westland met uw privacy
om is gegaan, vinden wij het prettig om daarover eerst met u rechtstreeks in
contact te komen. Belt u even of stuurt u een e-mail? Onze contactgegevens
staan bovenaan dit document.

Als we er samen niet uitkomen, hebt u ook de mogelijkheid tot het indienen van een
klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link:
Klacht melden bij de AP

Of betrokkene verplicht is zijn gegevens te verstrekken en wat de gevolgen zijn
van niet-verstrekking.
U hebt geen verplichting om uw gegevens aan ons te verstrekken. Consequentie van
het niet verstrekken van uw gegevens als u wel van ons aanbod gebruik wilt
maken, kan zijn, dat wij betreffende leerling niet in kunnen schrijven.

Het bestaan van eventuele geautomatiseerde besluitvorming (inclusief profiling)
en nuttige informatie over logica, belang en gevolgen daarvan voor de
betrokkene.
School’s cool Westland maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming.
Wel kan het zijn dat als u onze nieuwsbrief ontvangt of op de website kijkt, u te
maken krijgt met cookies voor de werking van de betreffende platforms.